Accord de traitement des données

Mis à jour le 4 novembre 2026

4 novembre 2026 : ajout de la page de prise de rendez-vous et de la détection des rendez-vous (article 1, annexes 1 et 2).

Annexe aux conditions d’utilisation · article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

Cet accord organise le traitement, par mazeo, des données personnelles que ses clients lui confient en utilisant le service : leur suivi commercial, les fichiers qu’ils importent, et la boîte mail ou le compte LinkedIn que leurs utilisateurs choisissent de connecter, avec son agenda, dont se servent la page de prise de rendez-vous et la détection des rendez-vous. Il fait partie des conditions d’utilisation (article 10) et s’applique dès l’ouverture d’un compte, sans signature séparée. Pour un client abonné, il fait partie des conditions générales de vente (article 9.2) : les mentions « conditions d’utilisation » du présent accord désignent alors ces conditions générales de vente. Une version signée est disponible sur demande.

Parties

Le Client : l’entreprise au nom de laquelle un compte mazeo est ouvert. Elle est responsable du traitement.

mazeo : MAZEO, SASU au capital de 5 000 €, 60 rue François Ier, 75008 Paris, RCS Paris 102 028 396. Elle est sous-traitant. Contact : romain.barbet@mazeo.co.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique aux données personnelles décrites à l’annexe 2 : ce que le Client et ses utilisateurs enregistrent sur leurs prospects (listes, étapes de suivi, notes), ce qu’ils importent depuis un fichier (par exemple l’export de leur CRM), ce qui provient d’une boîte mail ou d’un compte LinkedIn connecté, la page de prise de rendez-vous d’un utilisateur (ce que mazeo lit et écrit dans son agenda pour la faire fonctionner, et les réservations qui y sont prises), et la détection, dans son agenda, des rendez-vous pris avec ses contacts suivis. Il ne s’applique pas à la base de professionnels de mazeo, aux demandes de démo ni aux données de compte de ses utilisateurs (adresse, nom, réglages), pour lesquelles mazeo est responsable du traitement (politique de confidentialité, sections 2 à 4).

En cas de contradiction entre cet accord et les conditions d’utilisation, l’accord prévaut pour ce qui concerne les données personnelles.

2. Rôles et obligations du Client

Le Client détermine les finalités et les moyens du traitement : il est responsable du traitement. mazeo traite les données pour son compte : il est sous-traitant.

Le Client garantit qu’il dispose d’une base légale pour le traitement, qu’il informe ses utilisateurs, dont la boîte mail ou le compte LinkedIn peut être connecté, et qu’il respecte les règles applicables à la prospection entre professionnels. Il est seul juge des contacts qu’il suit dans son Pipeline.

3. Instructions

mazeo ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Constituent ses instructions : le présent accord, les conditions d’utilisation, les réglages choisis dans l’application et les actions de ses utilisateurs (connecter une boîte, importer un fichier, suivre un contact, envoyer un message, programmer une invitation, sortir un contact du Pipeline).

Si mazeo estime qu’une instruction enfreint le RGPD ou une autre disposition applicable, il en informe le Client sans délai. mazeo ne transfère aucune donnée vers un pays tiers hors du cadre de l’article 13.

4. Confidentialité

Les personnes autorisées à accéder aux données sont les fondateurs de mazeo, tenus à la confidentialité. Elles n’accèdent aux échanges d’un Client qu’à sa demande, pour résoudre un problème qu’il a signalé, ou lorsque la loi l’exige.

5. Sécurité

mazeo met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’annexe 3 et détaillées sur la page Sécurité et confidentialité. Il peut les faire évoluer, sans en réduire le niveau.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise mazeo à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l’annexe 1. mazeo leur impose par contrat des obligations équivalentes à celles du présent accord et reste responsable envers le Client de leur exécution.

mazeo informe les administrateurs d’équipe du Client de tout ajout ou remplacement au moins quinze jours avant qu’il prenne effet, par email et par la mise à jour de l’annexe 1. Le Client peut s’y opposer par écrit dans ce délai ; à défaut d’accord, il peut résilier le service sans pénalité, et l’article 11 s’applique.

7. Assistance au Client

mazeo aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité). Toute demande reçue directement par mazeo au sujet de données confiées par le Client lui est transmise sans délai, sans y répondre au fond. Le Client dispose dans l’application des moyens de consulter, corriger et supprimer ce qu’il enregistre sur un contact, de supprimer un import et ce qu’il a apporté, et de déconnecter un compte.

mazeo assiste le Client, dans la mesure du raisonnable et compte tenu des informations dont il dispose, pour ses obligations de sécurité, de notification des violations, d’analyse d’impact et de consultation préalable (articles 32 à 36 du RGPD).

8. Violation de données

mazeo notifie au Client toute violation de données à caractère personnel touchant les données confiées, sans retard injustifié et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, aux adresses des administrateurs d’équipe. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, et un point de contact. Les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée.

9. Copie anonymisée pour l’amélioration du service

mazeo conserve, 365 jours après la réception d’une réponse d’un contact suivi et au moment où son texte est retiré du service, une copie anonymisée de cette réponse et du message auquel elle répondait, aux seules fins d’améliorer les messages que mazeo propose à ses utilisateurs. Pour cette opération, mazeo agit pour son propre compte, en qualité de responsable du traitement, sur le fondement de son intérêt légitime à améliorer le service ; le Client lui en donne ici l’autorisation écrite, qu’il peut retirer pour l’avenir à tout moment.

L’anonymisation retire les adresses, numéros de téléphone, liens, signatures et fils cités, remplace les noms, prénoms et sociétés par des balises, fait retirer par un modèle d’intelligence artificielle ce qui pourrait encore identifier quelqu’un, puis refuse tout texte où subsiste un identifiant connu du contact ou de l’utilisateur. La copie ne comporte aucune clé vers son origine : ni utilisateur, ni équipe, ni contact, ni entreprise, ni message. Elle conserve le canal, la langue, la classe de la réponse, le ton, l’étape avant et après, le délai de réponse et le mois de réception. Elle est conservée sans limite de durée. Si un élément identifiant avait échappé à ces passes, mazeo retire les lignes concernées sur signalement du Client.

Le retrait de l’autorisation se fait par un administrateur d’équipe, dans Réglages ▸ Envois. Il s’applique à toute réponse pas encore copiée, quelle que soit sa date. Les lignes déjà anonymisées ne peuvent pas être rattachées au Client, et ne sont donc pas retirées à ce titre.

10. Ce qui rejoint la base commune de mazeo

Le Client autorise mazeo à inscrire dans sa base commune de professionnels, à partir du compte LinkedIn connecté d’un utilisateur : l’identifiant technique que LinkedIn attribue à un profil public déjà présent dans cette base, qui sert à retrouver ce profil sans erreur, et, lorsque mazeo visite ce profil par le compte connecté, le titre, le poste et la photo tels que LinkedIn les affiche publiquement, qui rafraîchissent la fiche existante. Ce sont des données déjà publiques ; aucune autre donnée issue d’une connexion, aucun message, aucune adresse et aucune relation ne rejoint la base commune. Il en va de même des fichiers importés : aucune ligne, aucun nom de personne et aucune adresse qui en proviennent ne rejoint la base commune. Seuls peuvent être relevés, pour la compléter, le nom et le site d’une entreprise qu’elle ne contient pas encore, et des intitulés de poste regroupés, sans la personne qui les portait ni l’identité du Client.

11. Durée, fin du contrat, restitution et suppression

Le présent accord s’applique tant que le Client utilise le service. La déconnexion d’une boîte ou d’un compte LinkedIn supprime le compte connecté chez le prestataire de connexion ; les messages d’un canal, et pour l’email le marqueur « déjà échangé », sont supprimés de mazeo dès que plus aucun compte de ce canal n’est connecté. La suppression d’un import retire des listes du Client ce que cet import y avait rangé et supprime les adresses email qu’il avait apportées. À la fin du contrat, mazeo remet au Client, sur demande formulée dans les trente jours, une copie des données confiées dans un format courant, puis supprime ces données dans les trente jours suivant la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation. Ne sont pas concernées la copie anonymisée de l’article 9 et les données de l’article 10.

12. Audit et preuve de conformité

mazeo met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations : le présent accord, la page Sécurité et confidentialité, la politique de confidentialité et, sur demande, l’extrait le concernant du registre des traitements tenu en qualité de sous-traitant. Le Client peut adresser une fois par an un questionnaire écrit, auquel mazeo répond dans les trente jours.

Le Client peut faire réaliser un audit, une fois par an ou à la suite d’une violation de données, avec un préavis de trente jours, aux heures ouvrées, à ses frais, sous engagement de confidentialité, par lui-même ou par un auditeur indépendant qui n’est pas un concurrent de mazeo. L’audit ne donne pas accès aux données d’autres clients.

13. Transferts hors de l’Union européenne

La base de données est hébergée et les traitements serveur sont exécutés dans l’Union européenne. Certains sous-traitants ultérieurs de l’annexe 1 sont établis aux États-Unis ; les transferts vers eux sont encadrés par une décision d’adéquation de la Commission européenne ou par ses clauses contractuelles types, complétées des mesures décrites à l’annexe 3.

14. Responsabilité

Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables au titre du RGPD. Les stipulations des conditions d’utilisation relatives à la responsabilité s’appliquent au présent accord.

15. Modifications

mazeo peut modifier le présent accord pour suivre l’évolution du service ou de la réglementation. Toute modification est publiée sur cette page et signalée aux administrateurs d’équipe au moins quinze jours avant de prendre effet, hors les mises à jour de l’annexe 1, qui suivent l’article 6. La date en haut de page indique la version en vigueur.

16. Droit applicable

Le présent accord est soumis au droit français. Tout litige relève des tribunaux compétents de Paris.

Annexe 1 · Sous-traitants ultérieurs

À jour au 12 octobre 2026. Les changements suivent l’article 6.

Prestataire	Rôle	Lieu	Données concernées
Supabase Inc.	Hébergement de la base de données et exécution des traitements serveur	Union européenne (Irlande)	Toutes les données de l’annexe 2
Vercel Inc.	Hébergement de l’application (fichiers servis au navigateur)	États-Unis, réseau mondial de diffusion	Aucune donnée du Client stockée ; journaux d’accès techniques
Unipile SAS	Connexion aux boîtes mail, à leur agenda et à LinkedIn	France. Relais réseau hors UE (États-Unis, Israël, Singapour) qui acheminent les connexions sans conserver de contenu ; support par Intercom (États-Unis)	Autorisations d’accès, conservées chiffrées ; conversations LinkedIn jusqu’à la suppression du compte connecté ; en-têtes seulement pour les boîtes Microsoft et IMAP, rien pour Google ; les messages transitent par Unipile, comme les rendez-vous de l’agenda lus ou écrits pour la page de prise de rendez-vous et la détection des rendez-vous
Anthropic PBC	Intelligence artificielle : résumé des réponses, mise à jour de l’étape, propositions de messages, anonymisation de la copie de l’article 9	États-Unis	Conversations avec les contacts suivis et éléments de contexte du message. Pas d’entraînement de modèles sur ces contenus
Resend Inc.	Envoi des emails de service	États-Unis	Adresse de l’utilisateur, nom et photo du contact, classe de la réponse, résumé de deux phrases
Functional Software Inc. (Sentry)	Suivi des erreurs	Union européenne	Données techniques, sans identité ni contenu de message

Le prestataire de coordonnées professionnelles cité dans la politique de confidentialité n’y figure pas : il intervient sur la base de professionnels de mazeo, pour laquelle mazeo est responsable du traitement.

Annexe 2 · Description des traitements

Nature et finalités

Envoi d’emails depuis la boîte de l’utilisateur, sur son clic, après relecture. Envoi d’invitations LinkedIn sans texte, sur son clic ou, en mode automatique, à la date qu’il a programmée, dans les plafonds réglés. Relecture, à l’entrée d’un contact dans le Pipeline, des échanges des 365 derniers jours avec lui, dont les six derniers emails sont conservés. Réception et enregistrement des réponses des contacts suivis. Résumé de ces réponses, mise à jour de l’étape de suivi et proposition de réponse par intelligence artificielle. Tenue du suivi commercial (listes, étapes, notes). Lecture des fichiers que le Client importe, pour reconnaître les entreprises et les personnes qu’il connaît déjà et les ranger dans ses listes (clients, prospects en cours, à ne pas proposer) ; conservation, pour une personne reconnue, de l’adresse email que donne le fichier, mise à la disposition de toute l’équipe du Client pour lui écrire sans la redemander. Marquage des personnes avec qui l’utilisateur a déjà échangé. Visite, par le compte LinkedIn connecté, du profil public des contacts suivis pour les identifier, et affichage de la distance LinkedIn entre l’utilisateur et un contact. Page de prise de rendez-vous de l’utilisateur : lecture des rendez-vous de son agenda sur la période que la page propose, dont mazeo ne retient que les heures et la disponibilité, en mémoire, pour calculer ses créneaux libres ; création dans son agenda du seul rendez-vous qu’une personne réserve sur la page, avec cette personne en invité et, selon le réglage de l’utilisateur, un lien de visio ; envoi de l’invitation par la boîte de l’utilisateur, sans clic de sa part, puisque c’est cette personne qui l’a demandée ; relecture de ce rendez-vous pour en suivre les changements ; modification ou suppression à la demande de la personne qui l’a réservé ; passage de la fiche de cette personne à l’étape du rendez-vous, avec sa date, quand elle figure dans le Pipeline de l’utilisateur. Détection des rendez-vous, pour l’utilisateur dont le compte l’a : comparaison, en mémoire, des adresses des invités des rendez-vous de son agenda sur les 60 prochains jours avec celles des contacts de son Pipeline ; pour un invité qui en fait partie, conservation de la date et de l’identifiant du rendez-vous, passage de sa fiche à l’étape du rendez-vous avec cette date, et suivi de ce rendez-vous s’il est déplacé ou annulé.

Personnes concernées

Les utilisateurs du Client, pour les messages qu’ils envoient et reçoivent. Les contacts que le Client suit dans son Pipeline. Les personnes figurant dans un fichier importé par le Client : toutes, le temps de la lecture du fichier ; ensuite, celles que mazeo reconnaît. Les correspondants de la boîte mail connectée, pour leurs seuls en-têtes. Les personnes qui réservent un rendez-vous sur la page d’un utilisateur du Client. Les invités des rendez-vous de l’agenda d’un utilisateur dont le compte a la détection des rendez-vous : tous, le temps de la comparaison ; ensuite, ceux qui sont des contacts suivis.

Catégories de données

Contacts suivis : messages envoyés et reçus (texte), résumé et classe de la réponse, étape de suivi et son historique, notes, dates ; pour LinkedIn, conversations, invitations et leur acceptation.
Personnes importées : le lien vers leur fiche dans la base de mazeo, la liste où le Client les range, la date de dernière activité si le fichier en donne une, et l’adresse email du fichier. Le fichier n’est pas conservé ; les lignes que mazeo ne reconnaît pas ne le sont pas non plus, et le Client peut les télécharger.
Autres correspondants : adresse d’expéditeur ou de destinataire et date (en-têtes des vingt-quatre derniers mois à la connexion, puis au fil de l’eau), jamais l’objet ni le contenu.
Relations LinkedIn de l’utilisateur : identité publique du profil, pour le calcul de la distance.
Comptes connectés de l’utilisateur : identifiant chez le prestataire de connexion, nom d’affichage, statut.
Réservations sur la page de prise de rendez-vous : nom, adresse email et entreprise de la personne qui réserve, créneau, mot facultatif laissé à l’utilisateur (gardé dans mazeo, jamais recopié dans l’invitation), réponse à l’invitation, lien de visio et identifiants du rendez-vous dans l’agenda ; empreinte de l’adresse IP de chaque demande faite à la page, jamais l’adresse elle-même, pour limiter les abus. De l’agenda de l’utilisateur, pour la page : seulement les heures et la disponibilité (occupé, provisoire, absent, disponible) de ses rendez-vous, calculées en mémoire et non conservées ; jamais le titre, le contenu ni les invités d’un autre rendez-vous.
Rendez-vous détectés : pour un contact suivi invité à un rendez-vous de l’agenda de l’utilisateur, la date et l’identifiant de ce rendez-vous ; jamais son titre ni son contenu. Les adresses des autres invités sont comparées en mémoire et ne sont pas conservées.
Journaux techniques : événements du connecteur (type, compte, date, identifiants techniques des messages, qui laissent lire le domaine de messagerie de l’expéditeur), sans contenu ; journaux d’erreurs sans identité ni contenu.

Durées de conservation

Contenu des messages reçus des contacts suivis et résumé de l’IA : retirés 365 jours après leur date de réception. Emails de l’utilisateur relus à l’entrée d’un contact dans le Pipeline : retirés 365 jours après leur envoi. Explication accompagnant une décision de l’IA sur l’étape : retirée 365 jours après cette décision. L’objet des emails n’est pas retiré à 365 jours ; les courtes phrases recopiées dans l’historique de la fiche (résumé d’une réponse, motif d’un changement d’étape ou d’une pause) restent comme les autres notes du suivi commercial.
Autres messages écrits par l’utilisateur à un contact suivi : conservés tant que le compte existe, sous réserve de la déconnexion (point suivant) ; le texte d’un message envoyé pour une étape fait partie du suivi commercial.
Messages d’un canal et, pour l’email, en-têtes des correspondants : supprimés dès que plus aucun compte de ce canal n’est connecté. Relations LinkedIn : supprimées dès que plus aucun compte LinkedIn n’est connecté.
Journaux du connecteur : 30 jours.
Personnes importées et leur adresse email : conservées tant que l’import et le compte de l’équipe existent ; supprimées avec l’import, ou adresse par adresse depuis la fiche du contact ; en fin de contrat, article 11.
Suivi commercial : conservé tant que le compte existe, supprimé à sa clôture ou sur demande ; en fin de contrat, article 11.
Réservations sur la page de prise de rendez-vous : effacées 12 mois après la date du rendez-vous. Empreintes d’adresse IP : effacées après 48 heures. Heures et disponibilité de l’agenda : jamais conservées.
Rendez-vous détectés : date et identifiant effacés 12 mois après la date du rendez-vous. Adresses des invités : jamais conservées.
Copie anonymisée : sans limite de durée (article 9).

Notifications

Une notification adressée à l’utilisateur, par email ou dans l’application, peut contenir le nom et la photo du contact, la classe de sa réponse et un résumé de deux phrases, jamais le texte du message.

Lieu

Union européenne (Irlande), et chez les sous-traitants ultérieurs de l’annexe 1 pour leur rôle respectif.

Annexe 3 · Mesures de sécurité

Cloisonnement par utilisateur appliqué par la base de données, ligne par ligne : un compte ne peut lire que ses propres échanges ; aucun accès d’équipe aux messages, résumés ou comptes connectés.
Personnes importées et adresses email d’un fichier lisibles par les seuls membres de l’équipe du Client, cloisonnement appliqué par la base de données ; jamais par un autre client, jamais versées à la base commune.
Aucun mot de passe ni jeton d’accès aux messageries détenu par mazeo ; autorisations conservées chiffrées par le prestataire de connexion, révocables par l’utilisateur.
Mots de passe des utilisateurs hachés par le service d’authentification ; communications chiffrées (HTTPS) ; données chiffrées au repos par l’hébergeur.
Arrêt de lecture à la sortie du Pipeline appliqué par une règle unique côté serveur, vérifiée par des essais automatisés à chaque livraison sur les quatre chemins d’entrée d’un message.
Journaux techniques sans contenu de message, effacés à 30 jours ; suivi des erreurs sans identité, sans cookie et sans contenu de message, hébergé dans l’Union européenne.
Notifications et récapitulatifs par email sans le texte des messages reçus.
Environnement de test séparé de la production, sans coordonnées ni données de clients ; toute mise en production passe par des contrôles automatiques, dont la recherche de secrets dans le code, et par une relecture, au plus tard dans les 24 heures pour un correctif urgent.
Traçage de chaque affichage de coordonnées, utilisateur par utilisateur.
Procédure de notification des violations de données décrite à l’article 8.

Le détail de ces mesures est sur la page Sécurité et confidentialité.

Data processing agreement

Updated on November 4, 2026

November 4, 2026: booking page and meeting detection added (article 1, annexes 1 and 2).

Annex to the terms of use · Article 28 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR). This English version is provided for convenience. The French version prevails.

This agreement governs the processing, by mazeo, of the personal data its customers entrust to it when using the service: their sales follow-up, the files they import, and the mailbox or LinkedIn account their users choose to connect, with its calendar, used by the booking page and by meeting detection. It forms part of the terms of use (article 10) and applies from the opening of an account, without a separate signature. For a subscribing customer, it forms part of the terms of sale (article 9.2): references to the “terms of use” in this agreement then mean those terms of sale. A signed version is available on request.

Parties

The Customer: the company in whose name a mazeo account is opened. It is the controller.

mazeo: MAZEO, SASU with a share capital of €5,000, 60 rue François Ier, 75008 Paris, France, RCS Paris 102 028 396. It is the processor. Contact: romain.barbet@mazeo.co.

1. Purpose and scope

This agreement applies to the personal data described in annex 2: what the Customer and its users record about their prospects (lists, follow-up stages, notes), what they import from a file (for example their CRM export), what comes from a connected mailbox or LinkedIn account, a user's booking page (what mazeo reads and writes in their calendar to run it, and the bookings made on it), and the detection, in their calendar, of meetings held with their followed contacts. It does not apply to mazeo’s database of professionals, to demo requests or to its users’ account data (address, name, settings), for which mazeo is the controller (privacy policy, sections 2 to 4).

In the event of a conflict between this agreement and the terms of use, this agreement prevails as regards personal data.

2. Roles and obligations of the Customer

The Customer determines the purposes and means of the processing: it is the controller. mazeo processes the data on its behalf: it is the processor.

The Customer warrants that it has a legal basis for the processing, that it informs its users, whose mailbox or LinkedIn account may be connected, and that it complies with the rules applicable to business-to-business prospecting. It alone decides which contacts it follows in its Pipeline.

3. Instructions

mazeo processes the data only on documented instructions from the Customer. Its instructions are: this agreement, the terms of use, the settings chosen in the application and the actions of its users (connecting a mailbox, importing a file, following a contact, sending a message, scheduling an invitation, moving a contact out of the Pipeline).

If mazeo considers that an instruction infringes the GDPR or another applicable provision, it informs the Customer without delay. mazeo transfers no data to a third country outside the framework of article 13.

4. Confidentiality

The persons authorised to access the data are mazeo’s founders, who are bound by confidentiality. They access a Customer’s exchanges only at its request, to solve a problem it has reported, or where the law requires it.

5. Security

mazeo implements the technical and organisational measures described in annex 3 and detailed on the Security and privacy page. It may change them, without lowering their level.

6. Sub-processors

The Customer authorises mazeo to use the sub-processors listed in annex 1. mazeo imposes on them by contract obligations equivalent to those of this agreement and remains liable to the Customer for their performance.

mazeo informs the Customer’s team administrators of any addition or replacement at least fifteen days before it takes effect, by email and by updating annex 1. The Customer may object in writing within that period; failing agreement, it may terminate the service without penalty, and article 11 applies.

7. Assistance to the Customer

mazeo helps the Customer respond to requests from data subjects (access, rectification, erasure, objection, restriction, portability). Any request received directly by mazeo concerning data entrusted by the Customer is forwarded to it without delay, without a substantive reply. The Customer has, in the application, the means to view, correct and delete what it records about a contact, to delete an import and what it brought in, and to disconnect an account.

mazeo assists the Customer, as far as reasonable and taking into account the information available to it, with its obligations regarding security, breach notification, impact assessment and prior consultation (Articles 32 to 36 GDPR).

8. Data breach

mazeo notifies the Customer of any personal data breach affecting the entrusted data, without undue delay and at the latest forty-eight hours after becoming aware of it, at the addresses of the team administrators. The notification describes the nature of the breach, the categories and approximate number of data subjects and records concerned, the likely consequences, the measures taken or proposed, and a point of contact. The information may be provided in phases.

9. Anonymised copy for service improvement

mazeo keeps, 365 days after receipt of a reply from a followed contact and at the moment its text is removed from the service, an anonymised copy of that reply and of the message it answered, for the sole purpose of improving the messages mazeo suggests to its users. For this operation, mazeo acts on its own behalf, as controller, on the basis of its legitimate interest in improving the service; the Customer hereby gives its written authorisation, which it may withdraw for the future at any time.

Anonymisation removes addresses, phone numbers, links, signatures and quoted threads, replaces first names, last names and companies with tags, has an artificial intelligence model remove whatever could still identify someone, then rejects any text where a known identifier of the contact or the user remains. The copy carries no key to its origin: no user, no team, no contact, no company, no message. It keeps the channel, the language, the reply class, the tone, the stage before and after, the reply delay and the month of receipt. It is kept without time limit. If an identifying element had slipped through these passes, mazeo removes the rows concerned when the Customer reports it.

The authorisation is withdrawn by a team administrator, in Settings ▸ Sending. The withdrawal applies to every reply not yet copied, whatever its date. Rows already anonymised cannot be linked back to the Customer, and are therefore not removed on that basis.

10. What joins mazeo’s shared database

The Customer authorises mazeo to record in its shared database of professionals, from a user’s connected LinkedIn account: the technical identifier that LinkedIn assigns to a public profile already present in that database, which is used to find that profile without error, and, when mazeo visits that profile through the connected account, the title, position and photo as LinkedIn displays them publicly, which refresh the existing card. This is data that is already public; no other data from a connection, no message, no address and no connection joins the shared database. The same applies to imported files: no row, no person’s name and no address from them joins the shared database. Only the name and website of a company it does not yet contain, and job titles grouped without the person who held them or the Customer’s identity, may be recorded to complete it.

11. Term, end of contract, return and deletion

This agreement applies for as long as the Customer uses the service. Disconnecting a mailbox or a LinkedIn account deletes the connected account at the connection provider; the messages of a channel, and for email the “already in touch” marker, are deleted from mazeo as soon as no account of that channel is connected any more. Deleting an import removes from the Customer’s lists what that import placed there and deletes the email addresses it brought in. At the end of the contract, mazeo provides the Customer, on request made within thirty days, with a copy of the entrusted data in a common format, then deletes that data within thirty days of the end of the contract, unless a legal retention obligation applies. The anonymised copy of article 9 and the data of article 10 are not concerned.

12. Audit and evidence of compliance

mazeo makes available to the Customer the information needed to demonstrate compliance with its obligations: this agreement, the Security and privacy page, the privacy policy and, on request, the extract concerning it of the record of processing activities kept as processor. The Customer may send a written questionnaire once a year, to which mazeo replies within thirty days.

The Customer may have an audit carried out, once a year or following a data breach, with thirty days’ notice, during business hours, at its own expense, under a confidentiality undertaking, by itself or by an independent auditor who is not a competitor of mazeo. The audit gives no access to other customers’ data.

13. Transfers outside the European Union

The database is hosted and server-side processing is executed in the European Union. Some sub-processors in annex 1 are established in the United States; transfers to them are covered by an adequacy decision of the European Commission or by its standard contractual clauses, supplemented by the measures described in annex 3.

14. Liability

Each party is liable for the breaches attributable to it under the GDPR. The liability provisions of the terms of use apply to this agreement.

15. Changes

mazeo may amend this agreement to follow changes in the service or in regulation. Any amendment is published on this page and notified to team administrators at least fifteen days before it takes effect, except updates to annex 1, which follow article 6. The date at the top of the page shows the version in force.

16. Governing law

This agreement is governed by French law. Any dispute falls under the jurisdiction of the competent courts of Paris.

Annex 1 · Sub-processors

As of October 12, 2026. Changes follow article 6.

Provider	Role	Location	Data concerned
Supabase Inc.	Database hosting and execution of server-side processing	European Union (Ireland)	All data in annex 2
Vercel Inc.	Application hosting (files served to the browser)	United States, global delivery network	No Customer data stored; technical access logs
Unipile SAS	Connection to mailboxes, their calendar and LinkedIn	France. Network relays outside the EU (United States, Israel, Singapore) that route connections without storing content; support through Intercom (United States)	Access authorisations, stored encrypted; LinkedIn conversations until the connected account is deleted; headers only for Microsoft and IMAP mailboxes, nothing for Google; messages transit through Unipile, as do the calendar meetings read or written for the booking page and meeting detection
Anthropic PBC	Artificial intelligence: reply summaries, stage updates, message suggestions, anonymisation of the copy in article 9	United States	Conversations with followed contacts and message context. No model training on this content
Resend Inc.	Delivery of service emails	United States	User’s address, contact’s name and photo, reply class, two-sentence summary
Functional Software Inc. (Sentry)	Error tracking	European Union	Technical data, without identity or message content

The professional contact details provider mentioned in the privacy policy is not listed here: it works on mazeo’s database of professionals, for which mazeo is the controller.

Annex 2 · Description of the processing

Nature and purposes

Sending emails from the user’s mailbox, on their click, after review. Sending LinkedIn invitations without text, on their click or, in automatic mode, at the time they scheduled, within the limits set. Re-reading, when a contact enters the Pipeline, the exchanges of the last 365 days with them, of which the last six emails are kept. Receiving and storing replies from followed contacts. Summarising these replies, updating the follow-up stage and suggesting a reply by artificial intelligence. Keeping the sales follow-up (lists, stages, notes). Reading the files the Customer imports, to recognise the companies and people it already knows and place them in its lists (clients, current prospects, not to be suggested); keeping, for a recognised person, the email address given by the file, made available to the Customer’s whole team so that its users can write to them without asking for it again. Marking the people the user has already been in touch with. Visiting, through the connected LinkedIn account, the public profile of followed contacts to identify them, and showing the LinkedIn distance between the user and a contact. The user's booking page: reading the meetings in their calendar over the period the page offers, of which mazeo keeps only the times and availability, in memory, to work out their free slots; creating in their calendar only the meeting a person books on the page, with that person as attendee and, depending on the user's settings, a video link; sending the invitation from the user's mailbox, without a click from them, since that person asked for it; re-reading that meeting to follow its changes; updating or deleting it at the request of the person who booked it; moving that person's card to the meeting stage, with its date, when they are in the user's Pipeline. Meeting detection, for the user whose account has it: comparing, in memory, the addresses of the attendees of the meetings in their calendar over the next 60 days with those of the contacts in their Pipeline; for an attendee who is one of them, keeping the date and identifier of the meeting, moving their card to the meeting stage with that date, and following that meeting if it is moved or cancelled.

Data subjects

The Customer’s users, for the messages they send and receive. The contacts the Customer follows in its Pipeline. The people listed in a file imported by the Customer: all of them while the file is read; afterwards, those mazeo recognises. The correspondents of the connected mailbox, for their headers only. The people who book a meeting on the page of one of the Customer's users. The attendees of the meetings in the calendar of a user whose account has meeting detection: all of them while the comparison runs; afterwards, those who are followed contacts.

Categories of data

Followed contacts: messages sent and received (text), reply summary and class, follow-up stage and its history, notes, dates; for LinkedIn, conversations, invitations and their acceptance.
Imported people: the link to their card in mazeo’s database, the list where the Customer places them, the date of last activity if the file gives one, and the email address from the file. The file is not kept; the rows mazeo does not recognise are not kept either, and the Customer can download them.
Other correspondents: sender or recipient address and date (headers of the last twenty-four months at connection, then as they arrive), never the subject or the content.
The user’s LinkedIn connections: public identity of the profile, to compute the distance.
The user’s connected accounts: identifier at the connection provider, display name, status.
Bookings on the booking page: name, email address and company of the person who books, slot, optional note left for the user (kept in mazeo, never copied into the invitation), reply to the invitation, video link and identifiers of the meeting in the calendar; a fingerprint of the IP address of each request made to the page, never the address itself, to limit abuse. From the user's calendar, for the page: only the times and availability (busy, tentative, out of office, free) of their meetings, computed in memory and not kept; never the title, the content or the attendees of another meeting.
Detected meetings: for a followed contact invited to a meeting in the user's calendar, the date and identifier of that meeting; never its title or content. The addresses of the other attendees are compared in memory and not kept.
Technical logs: connector events (type, account, date, technical message identifiers, which reveal the sender’s mail domain), without content; error logs without identity or content.

Retention periods

Content of messages received from followed contacts and AI summary: removed 365 days after the date they were received. The user’s emails re-read when a contact enters the Pipeline: removed 365 days after they were sent. Explanation that goes with an AI decision on the stage: removed 365 days after that decision. The subject of emails is not removed after 365 days; the short sentences copied into the card’s history (summary of a reply, reason for a stage change or a pause) stay like the other notes of the sales follow-up.
Other messages written by the user to a followed contact: kept for as long as the account exists, subject to disconnection (next point); the text of a message sent for a stage is part of the sales follow-up.
Messages of a channel and, for email, correspondents’ headers: deleted as soon as no account of that channel is connected any more. LinkedIn connections: deleted as soon as no LinkedIn account is connected any more.
Connector logs: 30 days.
Imported people and their email address: kept for as long as the import and the team’s account exist; deleted with the import, or address by address from the contact’s card; at the end of the contract, article 11.
Sales follow-up: kept for as long as the account exists, deleted when it is closed or on request; at the end of the contract, article 11.
Bookings on the booking page: deleted 12 months after the date of the meeting. IP address fingerprints: deleted after 48 hours. Calendar times and availability: never kept.
Detected meetings: date and identifier deleted 12 months after the date of the meeting. Attendee addresses: never kept.
Anonymised copy: without time limit (article 9).

Notifications

A notification sent to the user, by email or in the application, may contain the contact’s name and photo, the class of their reply and a two-sentence summary, never the text of the message.

Location

European Union (Ireland), and at the sub-processors of annex 1 for their respective roles.

Annex 3 · Security measures

Per-user segregation enforced by the database, row by row: an account can read only its own exchanges; no team access to messages, summaries or connected accounts.
Imported people and email addresses from a file readable only by members of the Customer’s team, segregation enforced by the database; never by another customer, never added to the shared database.
No mailbox password or access token held by mazeo; authorisations stored encrypted by the connection provider, revocable by the user.
User passwords hashed by the authentication service; encrypted communications (HTTPS); data encrypted at rest by the host.
Reading stops when a contact leaves the Pipeline, enforced by a single server-side rule, checked by automated tests at every release on the four entry paths of a message.
Technical logs without message content, erased after 30 days; error tracking without identity, cookies or message content, hosted in the European Union.
Email notifications and digests without the text of received messages.
Test environment separate from production, without contact details or customer data; every production release goes through automated checks, including a scan for secrets in the code, and a review, within 24 hours at the latest for an urgent fix.
Logging of every display of contact details, user by user.
Data breach notification procedure described in article 8.

These measures are detailed on the Security and privacy page.